Empresas que realizam a venda de produtos e prestam serviços, se deparam sempre com um grande problema que é saber como separar nota de produto de serviço, e como desmembrar estes itens para a emissão das respectivas notas fiscais eletrônicas de produtos (NF-e) e de serviços (NFS-e).
Se você já se deparou com isto, entenda de uma vez por todas como deve ser este procedimento e tenha agilidade em suas vendas.
Com a ajuda certa, verá que fazer um orçamento que envolva produtos e serviços não é tão complicado quanto parece.
Entenda como separar os produtos dos serviços para emissão das Notas Fiscais
Antes de começar a fazer o orçamento, precisamos entender com quais documentos sua empresa trabalhará. Se você presta serviços, terá que emitir um recibo provisório de serviço (RPS) mediante a emissão da nota fiscal eletrônica de prestação de serviços (conhecida como NFS-e).
Agora se o seu caso for a venda de produtos, bom, então emitirá notas fiscais eletrônicas (a famosa NF-e) ou então o cupom fiscal eletrônico (NFC-e).
Mas eu trabalho com os dois, tanto produtos quanto serviços, e agora? É simples! Utilizará os dois documentos.
E onde entra o orçamento nisto?
No processo antes da emissão destes documentos. Com o sistema UpGestão, você consegue fazer um orçamento com produtos e serviços, de forma que com um simples clique de um botão Gerar Pedido, os documentos de NF-e e NFS-e serão desmembrados em poucos segundos em outros 2 documentos, uma ordem de serviços (O.S.) contendo os serviços e outro pedido de venda (DAV ou Pré-venda) contendo os produtos.
Estes 2 documentos estarão prontos para a respectiva emissão do documento fiscal.
Fazendo estes passos, você agiliza a emissão de documentos fiscais sem precisar “refazer” todo o trabalho.
O que são as NF-e, NFS-e ou NFS?
Chegou a hora de aprender o significado destas siglas. Elas são simples e valem para os todos os negócios correspondentes ao segundo setor:
- NF-e – Nota Fiscal Eletrônica: Versão totalmente eletrônica da antiga nota fiscal. Serve para operação mercantil, ou seja, para venda de produtos. Essa nota é referente ao Fisco Estadual, já que as mercadorias recolhem o ICMS ou Imposto sobre a Circulação de Mercadorias e Serviços – não compreendidos na competência tributária dos Municípios.
- NFC-e – Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica: Versão eletrônica do antigo cupom fiscal PAF-ECF, o formato segue o mesmo de cupom, porém o sistema de envio é eletrônico por meio do XML, e é destinada para vendas para consumo, ou vendas varejo.
- NFS-e – Nota Fiscal de Serviços Eletrônica: Versão totalmente eletrônica da antiga nota fiscal de serviços. Serve para a prestação de serviços. A NFS-e é uma nota específica para os serviços compreendidos na competência tributária dos Municípios.
- NFS – Nota Fiscal de Serviços Avulsa: Cada Prefeitura tem a prerrogativa de utilizar ou não essa modalidade de Nota Fiscal.
Isso foi feito só pra complicar, né?
Por mais que no início se ache confuso, logo, o empreendedor compreende que existem muitas vantagens que justificam a adoção padronizada das emissões eletrônicas de notas fiscais. Por exemplo:
- O custo de impressão é reduzido, impactando positivamente para prestadores de serviços;
- O processo de recolhimento de obrigações acessórias é simplificado para os contribuintes;
- O impacto é mínimo na atividade do contribuinte;
- O mecanismo elimina enganos humanos comuns como erros de cálculo e de preenchimento de documentos de arrecadação;
- O documento eletrônico tem validade jurídica;
- Beneficia a política de contingências e segurança;
- Favorece o Fisco, pois controla em tempo real as operações realizadas;
- Contribui para reduzir a sonegação de impostos.
Se é tão simples, basta entender e aplicar direito, correto?
Sim e não. Naturalmente, entender é o primeiro passo para se aplicar direito e, em uma empresa com pouquíssimo giro, emitir notas fiscais não será assim algo tão complexo.
No entanto, o erro humano existe e o mal conhecimento das minúcias da legislação podem confundir ou colaborar para que as notas fiscais sejam emitidas com problemas e sejam rejeitadas pelos sistemas.
O melhor que se faz para uma boa gestão é contratar um sistema de gestão feito sob medida para o empreendimento.
Esse sistema, dentre outras vantagens, deve tratar documentos diferentes com suas especificidades. Por exemplo, no caso das NF-e e NFS-e, é preciso que o sistema de gestão:
- Crie o orçamento de forma única, ou seja, mostrando ao cliente final os produtos adquiridos e serviços contratados;
- Selecione do orçamento, para vias de faturamento, os produtos que serão relacionados em um DAV (Documento Auxiliar de Venda);
- Da mesma forma, selecione as contratações de serviços que serão relacionadas em uma OS (Ordem de Serviço);
- Emita os documentos e realize o faturamento financeiro, sem erros, por meio de um processo a prova de falhas.
E aí? Já possui um sistema para lhe auxiliar em todo o processo do orçamento até a emissão da nota fiscal?
