Cuidados com o inventário de estoque como, por exemplo, fazer o levantamento, assim como manter o controle do estoque são peças fundamentais para se estar de acordo com o fisco.
Cuidar de um inventário de estoque pode não ser uma tarefa muito fácil, pois é necessário balancear a quantidade de estoque para não se ter um produto em muita ou pouca quantia.
Além disso, é necessário fazer o controle de forma correta para garantir que não haja divergências entre o estoque físico e estoque do seu sistema.
O levantamento de inventário se não feito direito pode causar muita dor de cabeça.
Por isto, é importante que faça durante todo o ano a gestão do seu estoque de maneira correta.
A origem da palavra inventarium vem do latim.
Ela corresponde a um grande documento ou lista em que os produtos dos armazéns Romanos eram registrados.
Levando um pouco mais para nossa realidade, a palavra corresponde ao levantamento de estoque dos produtos inventariáveis.
Dessa forma, podemos entender que o inventário corresponde a um local (planilha ou sistema) em forma de lista com o nome e a quantidade de produtos existentes.
Se ampliarmos mais ainda, dentro dessa lista também podemos adicionar a quantidade inicial e a quantidade existente.
Assim será possível fazer o cálculo de forma correta, e conferir se a quantia atual bate com o estoque físico.
Principais cuidados com o inventário de estoque
Mesmo que na teoria pareça algo simples, manter o estoque correto fica cada vez mais complicado de acordo com o crescimento de sua empresa.
O ideal nesse caso é fazer a gestão do estoque através de um sistema.
Assim é possível conferir periodicamente se os valores encontrados em estoque correspondem aos valores do sistema.
Esta gestão do estoque pode impedir que sua empresa seja multada pelo fisco.
Também garante que a saída de seus produtos seja controlada de forma a evitar perdas de mercadorias.
Dito isto, podemos apresentar os principais cuidados no estoque que previnem problemas com o fisco.
Organização dos produtos
Antes de mais nada, o ideal é que se faça um levantamento de todos os produtos e os organize por ordem alfabética em suas prateleiras.
Assim, quando for fazer a contagem de estoque, o processo se tornará mais fácil e rápido.
Lembre-se sempre de manter o nome dos produtos da forma padrão escolhida, para que não se confunda os produtos.
Uma dica em relação à organização dos produtos, é manter os nomes dos produtos de acordo com suas notas fiscais.
Assim, será mais fácil não se perder na hora de cadastrar um produto, e na hora de importar novas quantidades dele dentro do sistema.
Contagem periódica do estoque
A contagem periódica do estoque serve para entender a quantia atual de cada produto e se é necessário fazer novos pedidos.
Levando em consideração o controle de estoque, essa contagem é necessária para garantir que a quantia de sua planilha ou sistema esteja correta em relação ao seu estoque físico.
Nesse caso, é recomendável fazer a contagem de estoque pelo menos uma vez por mês.
Uma forma fácil de se fazer essa contagem, é emitindo um relatório de saldo dos seus produtos em estoque dentro do sistema.
Ordene a lista de acordo com a localização em seu armazém ou em ordem alfabética.
Entregue para alguns colaboradores, faça a contagem e compare os valores com os correspondentes dentro do sistema.
Observação: uma boa data para fazer esta contagem é o último domingo do mês.
A principal vantagem de se fazer essa gestão de estoque periódica é prevenir que na hora do levantamento de inventário, seu controle esteja divergente do estoque físico.
Além disto, ajuda na tomada de decisões no intuito de corrigir os problemas de estoque antes que seja tarde demais.
Por exemplo: imagine que você fez a conferência e percebeu que um determinado produto estava com duas unidades comparados ao sistema.
Com isto, conseguirá emitir uma nota de perda e evitar futuras dores de cabeça.
Parece uma coisa boba e simples, certo? Mas não é.
Em 17 de janeiro de 2018 foi publicado pela revista Exame, que 74% das empresas brasileiras já sofreram algum tipo de fraude, sendo que 56% correspondem à apropriação indevida de recursos da empresa.
Conferência de estoque com mais de uma pessoa
Outra estratégia que pode ser adotada na contagem de estoque, é fazer a recontagem.
Enquanto o primeiro colaborador passa fazendo a contagem de estoque, um segundo colaborador passa conferindo se os valores batem.
Ou seja, supomos que você e um colaborador irão fazer a contagem de estoque.
Após a divisão por setores, seu ajudante faz a contagem inicial de uma parte. Então logo em seguida, você passa fazendo a recontagem daquele local.
Lembre-se que humanos erram, e quando se trata de grandes números, esses erros costumam aumentar.
O ideal é que quanto maior seu estoque e quantidade de produtos, a recontagem seja feita mais de uma vez.
Correção do inventário
Após fazer a contagem de estoque, perceberá que alguns valores de produtos estarão divergentes em relação ao estoque esperado.
Isso é comum de se acontecer, mas não deve ser deixado de lado. Faça a recontagem e se houver mercadorias faltando, consulte o contador.
Nestes casos de perda, geralmente o ideal é fazer uma nota de perda da mercadoria.
Caso essa quantia seja muito grande, é recomendável que faça uma recontagem novamente.
Se a divergência continuar, investigue o provável problema e converse com o seu contador sobre uma forma de relatar essa perda ao fisco.
Cuidados com o inventário de estoque. Em caso de dúvidas sobre, consulte o contador
Mesmo que um assunto pareça simples, ele pode gerar dúvidas. Nesse caso, a pessoa mais indicada para tirá-las é o contador.
Após fazer a gestão dos valores em estoque, caso tenha encontrado alguma irregularidade, fale com seu contador e peça ajuda.
Uma situação muito comum é quando há perca de mercadorias ou produtos danificados.
Nestes casos, seu contador lhe auxiliará da melhor forma, principalmente se sua empresa possui alguma peculiaridade.
Utilize um Sistema de Gestão Empresarial
Ter um EPR atualmente não é mais uma métrica de vaidade. São ferramentas de gestão que auxiliam e aceleram situações onde exige tempo e atenção.
Utilizemos como exemplo o UpGestão no controle de estoque.
Com ele, você consegue fazer o cadastro de seus produtos de forma manual ou através da importação do xml da nota fiscal.
Dessa forma, a quantia também encontrada na nota é registrada no estoque do sistema de forma automática.
A partir do momento que se emite uma nota fiscal de saída, o sistema da baixa automaticamente no estoque daquele produto, mantendo o mais perto da quantia real do estoque físico.
Na hora de conferir se a quantidade bate com o estoque físico, é possível emitir relatórios em ordem personalizada sobre o estoque e seus produtos cadastrados.
E na hora de importar seu estoque de outro sistema para o UpGestão, ou fazer a importação inicial, também é possível através de uma planilha de excel.
Após fazer a contagem de estoque e verificar a tratativa para as divergências com seu contador, poderá acessar a tela correspondente ao CFOP indicado, e efetuar a correção de estoque.
Se atentar aos cuidados com o inventário de estoque é mais que uma boa prática
De acordo com a Endeavor (organização global, sem fins lucrativos, de apoio aos empreendedores de alto impacto), “com um inventário sempre atualizado, você se previne contra desperdícios, perda de vendas e uma série de outras ameaças à sua gestão”.
O ideal é sabermos como fazer a contagem de estoque, pois ela varia de negócio para negócio.
Por exemplo. O pessoal das redes de lojas de artigos de vestuário tem o costume de fazer inventários menos complexos com intervalos bem curtos entre eles.
Mesmo assim, todo ano as empresas precisam fazer o balanço dos estoques de produtos e informá-los ao Fisco.
Além das dicas que falamos anteriormente, podemos estabelecer alguns cuidados com o inventário de estoque que a organização deve ter para que o resultado do inventário não deixe sua empresa mal com o Fisco:
- Data de inventário: Cuidado. O saldo informado ao Fisco deverá ser o existente no dia 31 de dezembro do ano anterior;
- Ajustes de estoque: Caso a conferência não seja condizente ao estoque contado, deverá ser realizada uma operação fiscal própria para perda ou aquisição de mercadoria;
- Conferência: Não banque o espertinho. O mero “ajuste de saldo” não é visto com bons olhos pelo Fisco e as multas poderão chegar por meio eletrônico.Pense no seguinte. O Fisco tem acesso por meio das NF-e a todas as compras e vendas feitas pela sua empresa. Soma-se a isto, o acesso ao inventário informado no ano anterior.Ou seja, a matemática para saber o seu estoque real é bem fácil de ser feita. Caso o saldo não seja igual ao do sistema do Fisco, fique atento para não receber uma multa eletrônica.
- Meu estoque não bate: Se forem encontradas divergências de estoque em uma mercadoria, verifique junto à sua contabilidade qual o CFOP poderá ser utilizado para compensar tal diferença e evitar uma multa pesada.
- Equipamentos de conferência: Existem equipamentos coletores de dados que por meio dos códigos de barras, capturam o saldo registrado e depois importam ao sistema para conferência, isto agiliza muito principalmente quando se trata de um volume alto de mercadorias.
- Planilhas conferentes: Uma outra dica mais econômica para viabilizar a conferência, é gerar uma planilha com a posição de estoque atual de seus produtos, e abri-la em seu celular ou tablet, com isso você ganha flexibilidade para conferir os itens na própria prateleira.
Lembre-se de se atentar a esses cuidados com o inventário de estoque utilizando um sistema de gestão para lhe auxiliar.
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